Les menaces sur la productivité au travail

Quel est le pire ennemi de la productivité au travail ? L’interruption. Dans les années 50 selon une étude de Carlson, un cadre était dérangé dans son travail toutes les 20 minutes en moyenne. A notre époque, c’est encore pire : toutes les 12 minutes en moyenne nous sommes sollicités et coupés dans notre élan. Des interruptions qui nuisent fortement à l’efficacité professionnelle et génèrent en plus des erreurs au travail.

En entreprise, les sollicitations sont nombreuses : les employés, pas seulement les cadres, sont constamment perturbés par des distractions extérieures : mails, téléphone, discussions de collègues… Les nouvelles technologies n’ont rien arrange à l’histoire on dirait? Faites l’exercice pour savoir combien de temps vous pouvez bosser sans être interrompu. Chronomètre en main.

Un autre facteur qui mine en silence la productivité des employés, et cadres, les reunions. Des reunions inopportunes, des reunions interminables, … Quand le patron ou celui qui convoque la réunion n’est pas explicite ou concret, vous perdez inutilement du temps. Et le comble c’est quand certaines personnes clés de l’entreprise y sont conviées juste pour la forme. Une reunion de 7 minutes ou 10, entre le patron et les 2 responsables de l’équipe de marketing qui finit par devenir une reunion avec 10 personnes, les gars de la comptabilité, le commercial, le concepteur redacteur …

Quand vous calculez, pour une heure de réunion avec ces 10 personnes, c’est 10 heures de travail de perdues, en plus chacun devra aller recommencer le boulot qu’il faisait out enter de retrouver son inspiration pour un boulot de 30 minutes à l’origine, il est bien parti pour en faire 4heures. Sans oublier les autres interruptions. Revenons en aux interruptions.

Un travail morcelé demande plus d’énergie

Et c’est bien ça le problème soulevé par Carlson dans ses recherches (notamment son livre « Executive Behaviour » publié en 1951) : « un travail réalisé en continu prend moins de temps et d’énergie que lorsqu’il est réalisé en plusieurs fois ». La raison est simple et chacun peut le vérifier. Passée l’interruption on a besoin d’un peu de temps, quelques minutes (entre 3 et 5 minutes en moyenne), pour se remettre au travail jusqu’à… la prochaine interruption.

Le morcellement du travail est aussi une source de stress non négligeable pour les travailleurs qui ont l’impression, plutôt fondée, de ne pas avancer d’un pouce.

Regarder ses mails deux fois par jour peut suffire

Voilà pour le problème, mais la loi de Carlson implique aussi une réponse managériale ou d’organisation du travail. Pour éviter d’être sans arrêt dérangé il faut se protéger des « mangeurs de temps », des personnes ou des outils chronophages. Quitte à se forcer à ne pas regarder ses mails toutes les 5 minutes, décrocher son téléphone, éviter d’aller chercher une info sur Internet ou simplement fermer sa porte pour signaler aux collègues qu’on a besoin d’être tranquille.

La loi des séquences homogènes

La loi de Carlson est aussi appelée loi des séquences homogènes. En management et dans les formations en gestion et optimisation du temps on recommande ainsi de regrouper les tâches de même nature. On peut même aller plus loin en organisant ses journées sur un rythme qui correspond le mieux à vos dispositions mentales selon les moments de la journée. Par exemple, commencer par des tâches un peu rébarbatives le matin pour monter en puissance vers des tâches plus complexes mais aussi plus épanouissantes.

O'Devon Caldriani

A lire prochainement: Quelles techniques pour utiliser efficacement le temps au travail